Политика обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика обработки персональных данных (далее — Политика) разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и иными применимыми нормативными правовыми актами Российской Федерации.

1.2. Политика определяет порядок и условия обработки персональных данных Обществом с ограниченной ответственностью «Агентство хорошего настроения «Карандаш» (далее — Оператор), меры по защите персональных данных, а также права субъектов персональных данных.

1.3. Политика применяется к персональным данным, которые Оператор получает посредством сайта https://a-pencil.ru и его поддоменов, форм обратной связи, онлайн-чата, электронной почты и иных каналов связи, используемых для обработки обращений.

1.4. Политика размещается в свободном доступе на сайте Оператора. Использование сайта не означает автоматического согласия на обработку персональных данных в случаях, когда такое согласие требуется законом. Необходимое согласие предоставляется субъектом отдельно посредством активного действия.

2. Сведения об Операторе

3. Основные понятия

В Политике используются понятия «персональные данные», «обработка персональных данных», «автоматизированная обработка», «предоставление», «распространение», «блокирование», «обезличивание» и «уничтожение персональных данных» в значениях, установленных Федеральным законом № 152-ФЗ.

Сайт — совокупность программ и информации, доступных по адресу https://a-pencil.ru и на его поддоменах. Пользователь — физическое лицо, использующее Сайт. Файлы cookie — небольшие фрагменты данных, сохраняемые браузером пользователя и используемые для работы сайта, сохранения настроек и, при наличии отдельного согласия, аналитики посещаемости.

4. Принципы обработки персональных данных

Оператор осуществляет обработку персональных данных на законной и справедливой основе; ограничивает обработку конкретными, заранее определёнными и законными целями; не допускает избыточности персональных данных; обеспечивает их точность и актуальность; хранит данные не дольше, чем этого требуют цели обработки или законодательство; уничтожает либо обезличивает данные после достижения целей обработки, если отсутствуют иные законные основания для их хранения.

5. Категории субъектов и перечень обрабатываемых данных

5.1. Оператор обрабатывает персональные данные посетителей Сайта, пользователей форм обратной связи и онлайн-чата, представителей потенциальных и действующих клиентов, контрагентов и партнёров.

5.2. При обращении через форму, чат, электронную почту или по телефону могут обрабатываться:

• имя пользователя;
• номер телефона;
• адрес электронной почты;
• предпочтительный способ связи;
• содержание обращения и сведения, добровольно указанные пользователем;
• адрес страницы, с которой направлено обращение, дата и время отправки;
• технические сведения, необходимые для обеспечения безопасности и подтверждения получения согласия, включая IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, технические идентификаторы и версию текста согласия.

5.3. При использовании файлов cookie и Яндекс.Метрики после получения отдельного согласия могут обрабатываться IP-адрес, идентификаторы cookie, дата и время посещения, адреса просмотренных страниц, источник перехода, характеристики браузера, операционной системы и устройства, сведения о действиях пользователя на Сайте.

5.4. Оператор не осуществляет целенаправленную обработку специальных категорий персональных данных и биометрических персональных данных. Пользователю не следует указывать такие сведения в свободных полях форм или чата.

6. Цели и правовые основания обработки

6.1. Обработка обращений

Цель: получение и обработка заявки, подготовка ответа, консультирование, расчёт стоимости, подготовка коммерческого предложения, согласование условий проекта и поддержание связи с пользователем. Правовое основание: отдельное согласие субъекта персональных данных; действия по инициативе субъекта до заключения договора; заключение и исполнение договора, если он впоследствии заключается.

6.2. Заключение и исполнение договоров

Цель: ведение переговоров, заключение, исполнение, изменение и прекращение договоров, бухгалтерский и налоговый учёт, рассмотрение претензий. Правовое основание: заключение и исполнение договора, требования законодательства Российской Федерации.

6.3. Обеспечение работы и безопасности Сайта

Цель: обеспечение функционирования Сайта, предотвращение злоупотреблений, обнаружение технических ошибок и защита информационных систем. Обрабатываются только необходимые технические данные и обязательные cookie. Правовое основание: исполнение обязанностей Оператора по обеспечению безопасности персональных данных и функционированию запрошенного пользователем сервиса.

6.4. Аналитика посещаемости

Цель: анализ посещаемости, улучшение структуры и содержания Сайта с использованием сервиса Яндекс.Метрика. Правовое основание: отдельное согласие пользователя, выраженное выбором «Разрешить аналитику» в cookie-баннере. Отказ от аналитических cookie не ограничивает доступ к основным функциям Сайта.

6.5. Контактные данные, предоставленные для ответа на обращение, не используются для рекламных рассылок без отдельного предварительного согласия пользователя.

7. Действия с персональными данными и способы обработки

Оператор может совершать сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление и доступ ограниченному кругу уполномоченных лиц, блокирование, обезличивание, удаление и уничтожение персональных данных. Обработка осуществляется с использованием средств автоматизации и без их использования, а также смешанным способом.

Оператор не осуществляет распространение персональных данных неопределённому кругу лиц и не размещает данные пользователей в открытом доступе без отдельного согласия, оформленного в соответствии со статьёй 10.1 Федерального закона № 152-ФЗ.

8. Получение персональных данных и согласия

8.1. Персональные данные предоставляются субъектом непосредственно при заполнении формы, использовании чата, направлении сообщения по электронной почте, телефонном обращении либо в ходе переговоров.

8.2. При заполнении формы согласие предоставляется путём установки пользователем отдельной, заранее не отмеченной галочки со ссылкой на текст Согласия и последующего нажатия кнопки отправки. Оператор фиксирует факт получения согласия в форме, позволяющей подтвердить дату, время, источник и применявшуюся редакцию согласия.

8.3. Согласие на аналитические cookie предоставляется отдельно через cookie-баннер. Отправка формы не считается согласием на аналитику, а согласие на аналитику не считается согласием на обработку данных формы.

9. Файлы cookie и Яндекс.Метрика

9.1. Сайт использует обязательные cookie, необходимые для корректной работы, безопасности, сохранения пользовательских настроек и функционирования форм. Отключение таких cookie в настройках браузера может привести к некорректной работе отдельных функций.

9.2. Аналитические cookie и счётчик Яндекс.Метрики загружаются только после отдельного согласия пользователя. Пользователь может отказаться от них, выбрать только обязательные cookie или впоследствии изменить решение через настройки cookie на Сайте.

9.3. При использовании Яндекс.Метрики технические данные передаются ООО «ЯНДЕКС» в объёме, необходимом для предоставления сервиса аналитики. Условия обработки определяются также документами ООО «ЯНДЕКС». Оператор не объединяет статистические данные Яндекс.Метрики с данными заявок для рекламных рассылок без отдельного правового основания.

10. Предоставление данных и обработка по поручению

10.1. Доступ к персональным данным предоставляется только работникам и привлечённым лицам, которым он необходим для выполнения обязанностей и которые обязаны соблюдать конфиденциальность и требования безопасности.

10.2. Оператор вправе поручить обработку российским поставщикам хостинга, информационно-технического сопровождения, корпоративной электронной почты и иным обработчикам на основании договора, содержащего требования, предусмотренные частью 3 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ.

10.3. Для оперативной доставки и обработки обращений Оператор использует Telegram Bot API и закрытую рабочую группу Telegram. Получателями и участниками дальнейшей обработки могут являться Telegram Messenger Inc. и входящие в группу Telegram лица, в том числе Telegram Group Inc. и Telegram FZ-LLC, а также уполномоченные работники Оператора — участники закрытой группы.

10.4. В Telegram передаётся только состав данных, необходимый для обработки обращения: имя, номер телефона, адрес электронной почты, предпочтительный способ связи, содержание обращения, адрес страницы, дата и время отправки. IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, а также техническая запись о согласии не должны включаться в сообщение бота.

10.5. Персональные данные могут быть предоставлены государственным органам и иным лицам без согласия субъекта только в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

10.6. Актуальные сведения о лицах, обрабатывающих персональные данные по поручению Оператора, предоставляются субъекту по его запросу в части, предусмотренной законодательством.

11. Локализация и трансграничная передача

11.1. При сборе персональных данных граждан Российской Федерации посредством сети Интернет запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.

11.2. После выполнения требования о локализации Оператор осуществляет трансграничную передачу ограниченного состава данных обращения посредством Telegram Bot API для доставки заявки в закрытую рабочую группу, уведомления ответственных работников и подготовки ответа пользователю.

11.4. Передаются: имя, телефон, адрес электронной почты, предпочтительный способ связи, содержание обращения, адрес страницы, дата и время отправки. Цель передачи — приём, маршрутизация и обработка обращения, организация обратной связи. Правовое основание — согласие субъекта персональных данных и соблюдение Оператором требований статьи 12 Федерального закона № 152-ФЗ.

11.5. До начала передачи Оператор получает необходимые сведения об иностранных получателях и принимаемых ими мерах защиты, проводит оценку соблюдения конфиденциальности и безопасности, направляет в Роскомнадзор отдельное уведомление о намерении осуществлять трансграничную передачу и начинает передачу только с момента, допускаемого статьёй 12 Федерального закона № 152-ФЗ.

11.6. Переписка ведётся только в закрытой группе с ограниченным составом участников. Оператор ограничивает права участников, запрещает пересылку данных третьим лицам и удаляет сообщения из Telegram после переноса необходимой информации в российскую систему либо достижения цели обработки, если отсутствуют законные основания для дальнейшего хранения.

11.7. При изменении получателей, государств, целей или состава передаваемых данных Оператор до начала изменённой передачи актуализирует оценку, уведомление Роскомнадзора, настоящую Политику и текст согласия.

12. Сроки обработки, хранение и уничтожение

12.1. Данные обращений обрабатываются до завершения взаимодействия по обращению, но не более трёх лет с даты последнего взаимодействия, если более длительный срок не установлен договором или законодательством.

12.2. Данные, необходимые для исполнения договора, бухгалтерского и налогового учёта, хранятся в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

12.3. Технические журналы и сведения, подтверждающие получение согласия, хранятся в течение срока действия согласия и срока, необходимого для защиты прав и законных интересов Оператора.

12.4. Аналитические данные и cookie хранятся в пределах срока действия соответствующих cookie, настроек сервиса либо до отзыва согласия пользователем.

12.5. По достижении цели обработки персональные данные уничтожаются или обезличиваются в срок, не превышающий 30 дней, если иное не предусмотрено законом, договором или соглашением с субъектом.

12.6. При отзыве согласия обработка прекращается, а данные уничтожаются в срок, не превышающий 30 дней, если у Оператора отсутствуют иные законные основания для продолжения обработки.

13. Права субъекта персональных данных

Субъект вправе получать сведения об обработке своих персональных данных; требовать их уточнения, блокирования или уничтожения; отозвать согласие; возражать против обработки в предусмотренных законом случаях; обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или суд; осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

14. Порядок направления обращений

14.1. Обращение, требование или отзыв согласия можно направить на адрес info@a-pencil.ru либо почтовым отправлением по адресу: 214000, Смоленская область, г. Смоленск, ул. Большая Советская, д. 28/16, офис 20.

14.2. Обращение должно позволять идентифицировать заявителя и соответствующее взаимодействие с Оператором. Оператор вправе запросить дополнительные сведения, необходимые для подтверждения личности и предотвращения раскрытия данных третьим лицам.

14.3. Оператор предоставляет информацию в течение 10 рабочих дней со дня получения обращения. Срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с направлением мотивированного уведомления о причинах продления.

15. Меры защиты персональных данных

Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры, включая назначение ответственного лица, принятие локальных актов, ограничение и разграничение доступа, учёт действий в информационных системах, применение средств защиты, резервное копирование, контроль защищённости, обучение работников, оценку рисков и реагирование на инциденты.

При выявлении неправомерной или случайной передачи персональных данных Оператор выполняет обязанности по уведомлению Роскомнадзора и принимает меры по прекращению нарушения, устранению последствий и предотвращению повторных инцидентов.

16. Заключительные положения

16.1. Оператор вправе изменять Политику при изменении законодательства, состава информационных систем или процессов обработки. Новая редакция действует с момента размещения на Сайте, если иное не указано в самой редакции.

16.2. На Сайте публикуется дата действующей редакции Политики. Предыдущие редакции и доказательства согласий хранятся в объёме, необходимом для подтверждения условий обработки, действовавших в соответствующий период.

16.3. Вопросы по Политике направляются по адресу info@a-pencil.ru.